Confidentialité et conformité
Chaque inspection vous amène à recueillir des renseignements personnels : les coordonnées de vos requérants, l’adresse des propriétés et, si vous dictez vos constats, la voix des personnes présentes chez un tiers. La Loi 25 encadre cette collecte et s’applique à votre entreprise, peu importe sa taille.
Lumos intègre ce cadre directement dans l’outil : consentement à la capture audio explicite et horodaté, données exportables en tout temps, transferts hors Québec évalués et politique de confidentialité publiée.
La Loi 25 a modernisé la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Elle s’applique à toute entreprise qui recueille des renseignements personnels au Québec, y compris un inspecteur qui travaille seul. Voici les obligations qui touchent directement votre pratique.
Toute entreprise doit désigner un responsable (art. 3.1). Par défaut, c’est la personne ayant la plus haute autorité : dans un cabinet d’une seule personne, c’est vous. Son titre et ses coordonnées doivent être publiés.
La collecte se limite aux renseignements nécessaires à votre mandat, et le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Un enregistrement audio capté chez un vendeur entre dans cette catégorie.
Vous devez informer vos requérants des fins pour lesquelles vous recueillez leurs renseignements, puis répondre à leurs demandes d’accès ou de rectification dans un délai de 30 jours.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ou EFVP (art. 17). La plupart des services infonuagiques et des outils d’IA sont concernés.
Tout incident présentant un risque de préjudice sérieux doit être signalé à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, puis consigné dans un registre (art. 3.5 et suivants).
Quand les fins de la collecte sont accomplies, les renseignements doivent être détruits ou anonymisés, sous réserve des délais de conservation prévus par d’autres lois.
Le texte intégral de la loi se trouve sur LégisQuébec (sources en bas de page). En cas de manquement, elle prévoit des sanctions administratives pouvant atteindre 10 millions de dollars ou 2 % du chiffre d’affaires mondial, et des amendes pénales pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4 %.
Quand vous dictez vos constats sur le terrain, votre micro peut capter la voix du vendeur, du courtier ou de votre requérant. C’est un enjeu de consentement bien réel du métier, rarement abordé par les outils d’inspection. Lumos en fait une fonction encadrée plutôt qu’un angle mort.
Avant votre toute première dictée, Lumos présente un écran de consentement qui précise le traitement par OpenAI (transcription Whisper), le lieu de traitement (États-Unis) et les durées de rétention. Votre consentement est enregistré avec horodatage et se retire en tout temps par un simple interrupteur dans Paramètres, section Confidentialité.
Lumos conserve l’enregistrement original au maximum 7 jours, ou jusqu’à la confirmation du constat, selon la première éventualité. OpenAI peut le conserver jusqu’à 30 jours à des fins de détection d’abus, sans l’utiliser pour entraîner ses modèles. La transcription textuelle, elle, reste avec le constat.
La Loi 25 repose sur le consentement éclairé, et c’est vous qui êtes responsable d’informer les personnes présentes que leur voix peut être captée. La documentation Lumos vous fournit une formulation prête à dire à voix haute en début d’inspection.
Si une personne présente n’est pas à l’aise, vous passez en saisie textuelle sans rien perdre : toutes les autres fonctions de Lumos s’utilisent sans la dictée vocale.
« Je vais utiliser la dictée vocale pour saisir mes observations. Ma voix et possiblement la vôtre peuvent être captées et transcrites par un service automatique. Si vous n’êtes pas à l’aise avec ça, faites-le-moi savoir et je passerai en saisie textuelle. »
Le détail dans la documentation : gestion du consentement à la capture audio
Quand vous préparez une soumission ou livrez un rapport, vous transmettez à Lumos les coordonnées de votre requérant : nom, courriel, téléphone le cas échéant et adresse de la propriété inspectée. Rien de plus. Ces données sont recueillies sous votre autorité : la Loi 25 fait de vous le responsable initial du traitement, et Lumos vous outille pour tenir ce rôle.
| Obligation | Qui s’en charge, et comment |
|---|---|
| Informer le requérant et recueillir son consentement | Vous, typiquement par la convention de service signée avant l’inspection, qui l’informe aussi de la transmission de ses coordonnées à Lumos. |
| Héberger et sécuriser les données | Lumos, qui les chiffre en transit et au repos, ne les vend jamais et ne les partage pas avec d’autres inspecteurs. |
| Répondre à une demande d’accès ou de rectification | Vous, dans le délai légal de 30 jours. L’export intégré vous permet de fournir une copie rapidement. |
| Assurer la portabilité des données | Lumos : export CSV ou JSON pour les données structurées, archive ZIP pour les photos, les audios et les PDF, directement depuis la page Projets. |
Vous restez propriétaire de vos données d’inspection : Lumos n’en acquiert aucun droit et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA. Le cadre complet, y compris les communications que Lumos peut adresser à vos requérants, est détaillé dans la politique de confidentialité.
Lumos s’appuie sur deux fournisseurs d’IA, et la règle est simple : ils traitent vos requêtes en temps réel, ils n’apprennent pas de vos données. Voici exactement ce qui leur est transmis.
| Fournisseur | Rôle dans Lumos | Ce qui est transmis |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude) | Suggestions de constats, reformulations et révision de conformité BNQ. | Le texte que vous avez saisi et le contexte de l’inspection : section, sous-section, type de propriété. Traitement aux États-Unis. |
| OpenAI (Whisper) | Transcription de la dictée vocale. | Le fichier audio de votre dictée. Traitement aux États-Unis. |
Vos rapports, photos, enregistrements et observations ne servent à entraîner aucun modèle : ni ceux de Lumos, ni ceux d’Anthropic ou d’OpenAI dans le cadre de leurs engagements avec Lumos. Si cela devait changer, votre consentement explicite serait demandé, et un refus n’affecterait pas votre accès au logiciel.
Chaque communication de données vers ces fournisseurs a fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), conformément à la Loi 25. Vous pouvez en demander copie à privacy@lumos.property.
Lors de la révision de conformité, seuls vos constats personnels sont envoyés au modèle. Les constats issus de la banque Lumos sont filtrés, car déjà conformes.
Dictée désactivable, boutons de génération optionnels : vous gardez les gabarits, la banque de constats, les photos, le PDF et la facturation sans toucher à l’IA.
Une posture précise plutôt qu’un slogan : la base de données de Lumos est hébergée au Canada (Supabase, région Est). L’application est servie par Vercel aux États-Unis, et les fournisseurs d’IA y traitent les données qui leur sont envoyées. La Loi 25 n’interdit pas ces transferts ; elle exige qu’ils soient évalués, encadrés et chiffrés. C’est exactement ce que Lumos documente.
TLS 1.3 pour les échanges, AES-256 pour le stockage, authentification multifacteur sur les accès administratifs, contrôles d’accès au moindre privilège et sauvegardes testées régulièrement.
Conformément à la Loi 25, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Les renseignements transférés se limitent au nécessaire et chaque fournisseur est lié par contrat.
En cas d’incident de confidentialité présentant un risque sérieux : confinement immédiat, notification de la Commission d’accès à l’information sans délai, avis diligent aux personnes concernées, inscription au registre interne et mesures correctives.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Lumos est Sébastien Malherbe, président de Lumos Intégrité Inc., joignable à privacy@lumos.property. Toute demande reçoit une réponse dans un délai maximal de 30 jours.
Lumos Intégrité Inc. est une entreprise québécoise assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisée par la Loi 25, et sa conformité est documentée : responsable de la protection des renseignements personnels désigné, consentement recueilli finalité par finalité, EFVP réalisée avant toute communication hors Québec, procédure d’incident avec notification à la CAI, et droits d’accès, de rectification et de portabilité outillés. La politique de confidentialité complète est publiée sur le site.
Il y a deux niveaux. Votre propre consentement d’abord : Lumos le recueille avec horodatage avant votre première dictée, et vous pouvez le retirer en tout temps dans les paramètres. Celui des personnes présentes ensuite : c’est à vous de les informer, et la documentation Lumos fournit une formulation à dire en début d’inspection. Si quelqu’un refuse, vous passez simplement en saisie textuelle.
La base de données de Lumos est hébergée au Canada (Supabase, région Est). L’application est servie par Vercel aux États-Unis, et les fournisseurs d’IA Anthropic et OpenAI y traitent les données qui leur sont envoyées. Conformément à la Loi 25, chaque communication de renseignements personnels hors Québec a été précédée d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les transferts se limitent au nécessaire et les données sont chiffrées en transit et au repos. Le détail, fournisseur par fournisseur, figure dans la politique de confidentialité.
Vous restez propriétaire de vos données d’inspection et vous pouvez tout exporter en tout temps : CSV ou JSON pour les données structurées, archive ZIP pour les photos, les audios et les PDF. À la fermeture de votre compte, Lumos supprime ou anonymise vos renseignements dans un délai de 90 jours, sous réserve des obligations légales de conservation, comme les 7 ans applicables aux données de facturation.
Lumos intègre la Loi 25 là où elle se joue : dans la convention signée avant l’inspection, dans la dictée sur le terrain et dans l’export de vos données.
3 inspections réelles complètes, sans carte de crédit.
